Heloisa de Alencar Santos
Diante da necessidade de utilização do teletrabalho durante a pandemia, surgiu a preocupação de muitas empresas quanto às despesas custeadas pelos empregados, como energia elétrica, internet e eventuais gastos para exercer a atividade profissional em casa.
Apesar de constar expressamente na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) que as despesas, ainda que habituais, não constituem base de cálculo para incidência de encargos trabalhistas e previdenciários, muitas companhias passaram a questionar como evitar e/ou minimizar, em caso de eventual ação trabalhista ou fiscalização pelos órgãos competentes, que tais valores fossem considerados na base de cálculo de encargos trabalhistas, previdenciários e tributários, o que atrairia uma considerável contingência nessas áreas.
Para regularizar como seria realizada a tributação dessas despesas, a Receita Federal publicou em maio a Solução de Consulta COSIT nº 87, de 14 de março de 2023, que permite a dedução das despesas com teletrabalho na apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).
A partir dessa norma, os gastos com energia elétrica e internet passam a ser deduzidos na hora da tributação, mediante a comprovação desses custos. Essa decisão pode ser uma forma de incentivar o trabalho remoto, que acabou perdendo espaço para o regime híbrido e presencial.
Para as empresas, essa dedução significa uma redução no valor do Imposto de Renda a ser pago, o que pode aumentar sua vantagem competitiva. Para que a empresa possa deduzir as despesas da base de cálculo do Imposto de Renda, é necessário comprovar que suportou tal ônus financeiro. A norma publicada pela Receita Federal é bastante abrangente quanto à documentação necessária para essa comprovação. Segundo o texto, a companhia precisa ter “documentação hábil e idônea”.
A título de comparação, a Receita também menciona na solução de consulta a exigência de comprovação para as despesas por uso de veículo do empregado e para o reembolso-creche. Para o órgão, deve-se “aplicar a mesma lógica aos valores pagos aos empregados com a finalidade de ressarcir as despesas arcadas por eles em decorrência da adoção do regime de teletrabalho”.
No texto, a Receita trata esses valores como despesas operacionais, dedutíveis do lucro real, para fins de apuração do IRPJ: “Tendo relação com a atividade da empresa e a manutenção da fonte produtora, podem, esses valores pagos aos empregados, ser considerados operacionais”.
É de suma importância que as regras para a dedução de despesas do home office sejam claras e justas, de forma a evitar abusos e fraudes fiscais. Também é fundamental que haja um acompanhamento e fiscalização adequados para garantir que as deduções sejam utilizadas de maneira correta.
Heloisa de Alencar Santos é advogada de Direito Trabalhista.